Покроковий гайд для українців
Українці повинні до 10 червня 2026 року оцифрувати свої паперові трудові книжки, щоб не втратити стаж, набутий до 2004 року. Ці впливає на розмір майбутньої пенсії.
Зробити це можна онлайн, навіть перебуваючи за кордоном.
Ми підготували покроковий гайд для українців у ЄС: “Як оцифрувати трудову книжку, якщо ви за кордоном” та зібрали відповіді на найпоширеніші питання з цієї теми.
Навіщо оцифровувати трудові книжки?
З 2021 року в Україні діє електронна трудова книжка. Дані про роботу після 1 січня 2004 року система ПФУ фіксує автоматично. А от записи до 2004 року є лише у паперовій книжці і щоб вони не загубилися, їх потрібно перенести в електронний реєстр вручну, подавши скан-копії.
Упродовж 5-ти років діяв перехідний період, який закінчується 10 червня 2026 року.
Якщо до цього часу не оцифрувати трудову книжку, то, підтвердити «старий» стаж буде складніше, особливо, якщо паперова книжка пошкоджена або загублена.
Що для цього потрібно?
- Паперова трудова книжка (усі заповнені сторінки + вкладиші, якщо є)
- Смартфон або сканер для якісного фото/скану
- КЕП (кваліфікований електронний підпис) або Дія.Підпис
- Доступ до інтернету
Де взяти номер КЕП?
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це удосконалений цифровий аналог підпису особи, який має таку ж юридичну силу, як і підпис на папері. Він гарантує найвищий рівень безпеки та зберігається на захищених носіях.
КЕП можна оформити онлайн через “Дія” (Дія.Підпис), через банк (ПриватБанк, Ощадбанк тощо) або через акредитованих надавачів — навіть перебуваючи за кордоном.
Якщо у вас є застосунок “Дія” з підтвердженою особою, найшвидший варіант — Дія.Підпис прямо в додатку.
Як правильно зробити скани фотографій?
ПФУ онлайн приймає лише скани, що відповідають певним технічним вимогам:
- Формат файлу: .jpg або .pdf
- Колір: обов’язково кольоровий (не чорно-білий)
- Роздільна здатність: рекомендовано 300 dpi
- Розмір файлу: не більше 1 МБ на файл
- Сканувати потрібно всі заповнені сторінки в хронологічному порядку — включно з титульною
- Скани мають бути чіткими: видно всі печатки, підписи, серійний номер і ПІБ власника
Не робіть скани «навскоси» чи в тіні. Якщо знімаєте телефоном — використовуйте рівне освітлення та режим сканування документів (є в більшості сучасних камер або у додатках CamScanner, Adobe Scan). Чорно-білі скани ПФУ не прийме.
Покрокова інструкція подання документів для оцифрування трудової книжки
Крок 1
Авторизація на порталі ПФУ
Перейдіть на сайт: portal.pfu.gov.ua
Натисніть кнопку “Увійти” та оберіть спосіб входу:
— Дія.Підпис (якщо є застосунок “Дія”)
— КЕП через токен або онлайн-сервіс (наприклад, через ПриватБанк, Ощадбанк)
Підтвердьте вхід в особистий кабінет.
Крок 2
Перейдіть до потрібного розділу
У верхньому меню оберіть розділ: «Комунікації з ПФУ»
Потім оберіть вкладку: «Відомості про трудові відносини»
Крок 3
Заповніть дані про себе
Перевірте, чи підтягнулися ваші персональні дані автоматично (ПІБ, РНОКПП).
Якщо ні — заповніть поля вручну.
Поставте галочку «Надаю згоду на передачу та обробку персональних даних».
Крок 4
Завантажте скани трудової книжки
Натисніть кнопку завантаження файлів.
Додайте скановані копії всіх заповнених сторінок у хронологічному порядку.
Перевірте: формат .jpg або .pdf, розмір до 1 МБ кожен, кольорові, чіткі.
Крок 5
Підписання та відправлення
Натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».
Підпишіть заяву за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
Заяву відправлено — ви отримаєте підтвердження на екрані.
Крок 6
Перевірте статус заяви
Перейдіть до розділу «Мої звернення» в особистому кабінеті.
Там відображається поточний статус: «В роботі», «В опрацюванні», «Завершено».
Це нормально, що обробка може тривати кілька тижнів — ПФУ працює в порядку черги.
Питання, які цікавлять людей найчастіше?
Чи втрачу стаж, якщо не встигну до 10 червня?
Ні. Стаж не згорає. Але без оцифрування підтвердити «старі» записи буде важче — особливо якщо виникнуть спори з ПФУ при призначенні пенсії. Оцифрування суттєво знижує ризик втрати даних.
Чи будуть штрафи за невчасне подання?
Ні. Законодавство не передбачає жодних штрафів — ні для працівників, ні для роботодавців. Навіть після 10 червня подати скани технічно буде можливо.
Чи доступний портал ПФУ з-за кордону?
Так. ПФУ офіційно підтверджує, що забезпечує доступ до порталу з країн, дружніх до України. Якщо виникають проблеми з доступом — спробуйте VPN з українським сервером.
Що робити, якщо трудова книжка загублена?
Стаж можна підтвердити через архівні довідки з місць роботи, судовим рішенням або показаннями свідків. Зверніться до ПФУ або юриста для індивідуального консультування.
Як фіксується робочий стаж у ЄС?
Багатьох людей, які працюють за кордоном, цікавить, а як там ведеться облік страхового стажу, чи існують аналоги трудових книжок?
Відповідь однозначна: у таких країнах, як Польща, Німеччина, Бельгія, Франція та Нідерланди не існує трудових книжок.
Як ведеться облік?
Польща. Після 1999 року всі пенсійні внески реєструються на індивідуальних рахунках застрахованих осіб у ZUS (польський аналог Пенсійного фонду), який управляє всіма соціальними внесками.
Німеччина. Пенсійна система рахується спеціальною системою балів: рік внесків на рівні середньої заробітної плати дорівнює одному балу. Враховуються також тривалість роботи, розмір заробітку, періоди навчання, вагітності, непрацездатності і безробіття.
Ключовий документ для зарахування стажу – страхова виписка, яку особам віком від 27 років DRV щороку надсилає з інформацією про поточний стан пенсійних накопичень.
Бельгія. Збір даних громадян із їхніми пенсійними правами відбувається через Національний реєстраційний номер (NRN), який верифікується центральними органами влади. Для отримання пенсії в Бельгії внески потрібно сплачувати до Національного управління соціального забезпечення (ONSS/RSZ).
Франція. Пенсійна система грунтується на кварталах, кожен рік дає 4 квартали і від їхньої кількості залежить розмір пенсії. Ключовий документ для підтвердження стажу – виписка про кар’єру, офіційний документ CNAV або Carsat, де фіксується повна історія пенсійних прав.
Нідерланди. Цікава системе нарахування пенсії. AOW – базова державна пенсія, яка нараховується не від зарплати, а від років проживання або роботи в цій країні. За кожен рік страхування накопичується 2 % максимально\ пенсії. Повна пенсія формується за 50 років. У Нідерландах існує декілька пенсійних фондів і різні роботодавці можуть платити внески в різні установи.
Якщо підсумувати, то в і Україні, і в країнах ЄС розмір пенсії залежить від стажу та виплачених страхових внесків. Цю інформацію обов’язково треба контролювати та періодично перевіряти правильність даних на офіційних портал. Бо, наприклад, підрахували, що кожне шосте пенсійне досьє містить помилки: пропущені роки, недораовані квартали. Схожі проблеми бувають і в інших країнах.
Щоб такого уникнути, обов’язково слідкуйте за своїми документами, оцифруйте свою трудову книжку та працюйте лише офіційно.
Якщо вам потрібна легальна робота в Європі, натискайте кнопку “Зв’язатися з менеджером” та упродовж доби отримайте персональну пропозицію від компанії VAV Synergy.
