Пошаговый гайд для украинцев
Украинцы должны до 10 июня 2026 года оцифровать свои бумажные трудовые книжки, чтобы не потерять стаж, приобретенный к 2004 году. Это влияет на размер будущей пенсии.
Сделать это можно онлайн, даже находясь за границей.
Мы подготовили пошаговый гайд для украинцев: “Как оцифровать трудовую книжку, если вы за границей” и собрали ответы на самые распространенные вопросы по этой теме.
Зачем оцифровывать трудовые книжки?
С 2021 года в Украине действует электронная трудовая книжка. Данные о работе после 1 января 2004 г. система ПФУ фиксирует автоматически. А вот записи до 2004 года есть только в бумажной книге и, чтобы они не потерялись, их нужно перенести в электронный реестр вручную, подав скан-копии.
В течение 5 лет действовал переходный период, который заканчивается 10 июня 2026 года.
Если до этого времени не оцифровать трудовую книжку, то подтвердить «старый» стаж будет сложнее, особенно если бумажная книжка повреждена или потеряна.
Что для этого нужно?
- Бумажная трудовая книжка (все заполнены страницы + вкладыши, если есть)
- Смартфон или сканер для качественного фото/скана
- КЭП (квалифицированная электронная подпись) или Действие.
- Доступ в интернет
Где взять номер КЭП?
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это усовершенствованный цифровой аналог подписи лица, имеющий такую же юридическую силу, как и подпись на бумаге. Он гарантирует высокий уровень безопасности и хранится на защищенных носителях.
КЭП можно оформить онлайн через «Дию» (Дия. Подпись), через банк (ПриватБанк, Ощадбанк и т.п.) или через аккредитованных представителей, даже находясь за границей.
Если у вас есть приложение «Дия» с подтвержденной личностью, самый быстрый вариант — Дия. Подпись прямо в приложении.
Как правильно сделать сканы фотографий?
ПФУ принимает только сканы, отвечающие определенным техническим требованиям:
- Формат файла: .jpg или .pdf
- Цвет: обязательно цветной (не черно-белый)
- Разрешение: рекомендовано 300 dpi
- Размер файла: не более 1 МБ на файл
- Сканировать нужно все заполненные страницы в хронологическом порядке – включая титульную
- Сканы должны быть четкими: видны все печати, подписи, серийный номер и ФИО владельца
Не делайте сканы «наискось» или в тени. При снимании телефона используйте ровное освещение и режим сканирования документов (есть в большинстве современных камер или в приложениях CamScanner, Adobe Scan). Черно-белые сканы ПФУ не примет.
Пошаговая инструкция подачи документов для оцифровки трудовой книжки
Шаг 1
Авторизация на портале ПФУ
Перейдите на сайт: portal.pfu.gov.ua
Нажмите кнопку «Войти» и выберите способ входа:
“Дия.Подпись” (если есть приложение «Дия»)
КЭП через токен или онлайн-сервис (например, через ПриватБанк, Ощадбанк)
Подтвердите вход в кабинет.
Шаг 2
Перейдите к нужному разделу
В верхнем меню выберите раздел: «Коммуникации с ПФУ»
Затем выберите вкладку: «Сведения о трудовых отношениях»
Шаг 3
Заполните данные о себе
Проверьте, подтянулись ли ваши персональные данные автоматически (ФИО, РНОКПП).
Если нет, заполните поля вручную.
Поставьте галочку «Соглашаюсь на передачу и обработку персональных данных».
Шаг 4
Загрузите сканы трудовой книжки
Нажмите кнопку загрузки файлов.
Добавьте сканированные копии всех заполненных страниц в хронологическом порядке.
Проверьте: формат .jpg или .pdf, размер до 1 МБ каждый, цветные, четкие.
Шаг 5
Подписание и отправка
Нажмите кнопку «Подписать и отправить в ПФУ».
Подпишите заявление с помощью КЭП или Дия.
Заявление отправлено – вы получите подтверждение на экране.
Шаг 6
Проверьте статус заявления
Выделите раздел «Мои обращения» в личном кабинете.
Там отображается текущий статус: «В работе», «В обработке», «Завершено».
Это нормально, что обработка может занять несколько недель — ПФУ работает в порядке очереди.
Вопросы, интересующие людей чаще всего?
Утрачу ли стаж, если не успею до 10 июня?
Нет. Стаж не сгорает. Но без оцифровки подтвердить «старые» записи будет труднее – особенно если возникнут споры по ПФУ при назначении пенсии. Оцифровка существенно снижает риск потери данных.
Будут ли штрафы за несвоевременную подачу?
Нет. Законодательство не предусматривает никаких штрафов ни для работников, ни для работодателей. Даже после 10 июня подать сканы технически будет возможно.
Доступен ли портал ПФУ из-за границы?
Да. ПФУ официально подтверждает, что обеспечивает доступ к порталу из стран, дружественных с Украиной. Если возникают проблемы с доступом, попробуйте VPN с украинским сервером.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Стаж можно подтвердить через архивные справки с мест работы, судебным решением или свидетельскими показаниями. Обратитесь в ПФУ или юрист для индивидуального консультирования.
Как фиксируется рабочий стаж в ЕС?
Многих людей, работающих за границей, интересует, а как там ведется учет страхового стажа, есть ли аналоги трудовых книжек?
Ответ однозначен: в таких странах, как Польша, Германия, Бельгия, Франция и Нидерланды не существует трудовых книжек.
Как ведется учет?
Польша. После 1999 г. все пенсионные взносы регистрируются на индивидуальных счетах застрахованных лиц в ZUS (польский аналог Пенсионного фонда), который управляет всеми социальными взносами.
Германия. Пенсионная система считается специальной системой баллов: год взносов на уровне средней заработной платы равняется одному баллу. Учитываются также продолжительность работы, размер заработка, период обучения, беременности, нетрудоспособности и безработицы.
Ключевой документ для зачисления стажа – страховая выписка, которую лицам от 27 лет DRV ежегодно присылает с информацией о текущем состоянии пенсионных накоплений.
Бельгия. Сбор данных граждан с их пенсионными правами проходит через Национальный регистрационный номер (NRN), который верифицируется центральными органами власти. Для получения пенсии в Бельгии взносы нужно уплачивать в Национальное управление социального обеспечения (ONSS/RSZ).
Франция. Пенсионная система основывается на кварталах, каждый год дает 4 квартала и от их количества зависит размер пенсии. Ключевой документ для подтверждения стажа – выписка о карьере, официальный документ CNAV или Carsat, где фиксируется полная история пенсионных прав.
Нидерланды. Интересна система начисления пенсии. AOW – базовая государственная пенсия, которая начисляется не от зарплаты, а от лет проживания или работы этой страны. За каждый год страхования накапливается 2% максимальной пенсии. Полная пенсия формируется через 50 лет. В Нидерландах существует несколько пенсионных фондов и разные работодатели могут платить взносы в разные учреждения.
Если подытожить, то и в Украине, и в странах ЕС размер пенсии зависит от стажа и выплаченных страховых взносов. Эту информацию обязательно нужно контролировать и периодически проверять правильность данных на официальном портале. Потому что, например, подсчитали, что каждое шестое пенсионное досье содержит ошибки: пропущенные годы, недоработанные кварталы. Схожие проблемы бывают и в других странах.
Чтобы этого избежать, обязательно следите за своими документами, оцифруйте свою трудовую книжку и работайте только официально.
Если вам нужна легальная работа в Европе, нажмите кнопку “Связаться с менеджером” и в течение суток получите персональное предложение от компании VAV Synergy.
